PERFORMANS YÖNETİM SİSTEMİNDE GERİ BİLDİRİM SÜRECİ

GEBKO Performans Yönetim Sisteminin en önemli aşamalarından birisi olan Geribildirim, yöneticinin değerlendirilen astı ile geçmiş dönem performansını değerlendirdiği, güçlü ve gelişime açık yönlerini belirlediği görüşmelerdir. Süreç yılda en az iki kez devreye girer.

Önemli olan her an, çalışma sırasında geri bildirimde bulunmak değil; uygun zemin oluştuğunda ve belirli periyotlarda doğru düşünceleri aktarmaktır. Bu görüşmeler sonucunda değerlendirilen kişi için bir gelişim planı oluşturulur.

Geribildirim sürecinin başarısı yönetici ve astın tutumu ile değerlendirme sisteminin sağlıklı işleyişine bağlıdır. İşte bu nedenle geribildirim konusunda yönetici ve astın eğitimleri çok önemlidir. Sistem dönem içi ve dönem sonu olmak üzere iki ayrı eğitim dönemine göre oluşturulmuştur. (Ocak-Ağustos)

ETKİLİ GERİ BİLDİRİM VERME

Efektif yöneticiler çalışanlarına arzu edilen davranışları ve sonuçları teşvik etmek ve arzu edilmeyen davranışları da değiştirmek amacıyla geri bildirim verirler.

Değerli geri bildirim tarafsız, objektif olan geri bildirimdir. Birisinin gerçekten ne söyleyerek yada ne yaparak bir sonuca sebep olduğuna değinir; ne düşündüğüyle yada ne hissettiğiyle değil. Uygulanabilecek belli ilkeler şunlardır:

1. Çalışanın ne söylediğini yada ne yaptığını detaylı ve doğru olarak kendisine tanımlayın.
2. Çalışanın sözlerinin/davranışlarının sonuçlarını olumlu/olumsuz izah edin.
3. Çalışana sözlerine/davranışlarına devam etmesini/değiştirmesini isteyin.

ÖRNEKLER:

ARZU EDİLEN DAVRANIŞ VE SONUÇLARI GÜÇLENDİRMEK İÇİN

ETKİSİZ GERİ BİLDİRİM:
“Aylık bütçemizle müthiş bir iş çıkardın. Devam Et!”

ETKİLİ GERİ BİLDİRİM:

1. “ Ara sıra olan hatayı görerek ve düzelterek bütçenin dengelenmesini sağladın ve müthiş bir iş çıkardın.”
2. “Bu bizim a) materyal satın almak için ne kadar paramız olduğu ve b) bütçeyi dengeleyebilmek için nerede kısıntılar yapmaya ihtiyacımız olduğu konularında doğru kayıt tutmamızı sağladı.”
3. “Lütfen iyi çalışmalarınıza böyle devam ediniz”

 ARZU EDİLMEYEN DAVRANIŞ VE SONUÇLARI DEĞİŞTİRMEK İÇİN

ETKİSİZ GERİ BİLDİRİM:
“Seni ne kadar sevdiğimi bilirsin fakat bu sıralar çok sık işe geç geldiğini fark ettim. Seninle ilgili kaygılanmaya başladığımı bilmeni isterim.”

ETKİLİ GERİ BİLDİRİM:

1. “Sen olmadan başlamasının mümkün olmayacağını pekâlâ bildiğin son iki daire toplantısına geç geldin.”
2. “Bu, toplantıda gündem konularını çok hızlı geçmemize ve kendi işlerini düzgün yapabilmeleri için daha fazla bilgiye ihtiyacı olan diğer takım arkadaşlarını da hem kızdırdı hem de üzdü. Dahası kıymetli zamanımızı verimli geçirmemizi önledi.”
3. “Eğer geç geleceksen, lütfen telefon et ve önceden haber ver, biz de toplantı saatini biraz daha geç bir saate erteleyelim.”