İSTANBUL AREL ÜNİVERSİTESİ

Basın, Tanıtım ve Halkla İlişkiler Daire Başkanlığı

Grafik Tasarım Birimi

Basın, Tanıtım ve Halkla İlişkiler Daire Başkanlığı Grafik Tasarım Birimi İç Müşteri Çalışma Prosedürü

ANA ESASLAR

  1. Grafik Tasarım Birimi, sadece İstanbul Arel Üniversitesi bölümlerinde/programlarında kayıtlı öğrencilerden (SKS Daire Başkanlığı aracılığıyla) ve Üniversite içindeki birimlerden gelen grafik tasarım taleplerini kabul eder.
  2. Grafik Tasarım Birimi’ne tüm talepler, yazılı olarak Grafik Talep Formu (Form No: F-63.00.00.PAZ-001) ile yapılır. Birkaç parçadan oluşan bir grafik tasarım çalışması talep ediliyorsa, her parça için ayrı bir form doldurulmalıdır.
  3. Grafik Talep Formu doğru ve eksiksiz doldurulmalıdır. Yanlış / eksik bilgi verilmesi, gecikmelere neden olur ve bu gecikmeler ile ilgili sorumluluk talebi yapana aittir.
  4. Grafik Talep Formu, öncelikle Basın, Tanıtım ve Halkla İlişkiler Daire Başkanlığı’na gönderilir. Grafik Talep Formu’nun geçerli olması için bağlı bulunan dekan, müdür, daire başkanı ve merkez müdürü tarafından imzalanmış olması gerekir. Nihai onay işlemleri, Basın, Tanıtım ve Halkla İlişkiler Daire Başkanlığı tarafından verilir.
  5. Bir Grafik Talep Formu teslim edildiğinde, talep Basın, Tanıtım ve Halkla İlişkiler Daire Başkanlığı tarafından incelenir ve kabul edilirse Grafik Tasarım Birimi talepte bulunan tarafla iletişime geçerek, yapılacak grafik tasarım çalışmasının detaylarını içeren bir e-postanın kendilerine iletilmesini talep eder. Talepte bulunan taraf görüşmek ve bir çalışma programı oluşturmak isterse, Grafik Tasarım Birimi Basın Tanıtım ve Halkla İlişkiler Daire Başkanı onayını ve uygunluğunu alarak kendi zaman planına uygun olduğu bir gün ve saat için randevu verir. Bu randevu sırasında toplantı yapılır. Bu toplantıda ele alınan tüm içerik, Toplantı Tutanağı (Form No: F-63.00.00.PAZ-002) formuna işlenir ve bir kopyası imza karşılığı talep eden kişiye teslim edilir. İç baskı ile yapılacak olan üretim işleri için toplantı yapılmaz.
  6. Bir Grafik Talep Formu’nun teslim edilmesi ve talebin kabul edilmesi, grafik tasarım çalışmasının mutlaka talep edilen tarihte teslim edileceği anlamına gelmez. Grafik Tasarım Birimi, çalışmayı ne zaman teslim edebileceğini talepte bulunan tarafa belirtir.
  7. Bir grafik tasarım çalışması talebi, çalışmanın tamamlanmasının gerektiği tarihten en az üç hafta önce yapılmalıdır. Basın Tanıtım ve Halkla İlişkiler Daire Başkanlığı’nca kabul edilen talepler, Grafik Tasarım Birimi’nin çalışma takvimine alınır. Talep edilen grafik tasarım çalışmasıyla ilgili tüm bilgiler ve metinler Grafik Tasarım birimine yazılı olarak ulaştırılmadan, çalışma hiçbir şekilde başlamaz. Nihai matbaa baskı süresi extra bir zamandır ve talebi yapan bunu bilmeli ve ona göre planlama yapmalıdır.
  8. Grafik Tasarım Birimi ile yapılan ilk görüşmeye, grafik tasarım çalışmasında kullanılması istenen tüm metinler, fotoğraflar ve grafikler eksiksiz getirilmeli ve daha fazla metin veya fotoğraf gereksinimine de hazırlıklı olunmalıdır. Tasarımın içerisinde kullanılacak olan metinler Word halindeyken onaylanmalı, sonradan grafiğin içerisinde kesinlikle metin revizyonu verilmemelidir.
  9. Grafik tasarım çalışmasında kullanılması istenen metin varsa, metin ilk önce editör tarafından bütünlük, uygunluk, dil bilgisi, yazım kuralları v.b. açısından kontrol edilerek düzenlenir. Broşürler veya haber bültenleri gibi daha küçük çalışmalar en az iki haftalık bir metin düzenleme süresi, dergiler gibi orijinal ve uzun metin içeren daha büyük çalışmalar ise en az üç haftalık bir metin düzenleme süresi gerektirir.
  10. Tasarım aşaması çalışmaların çoğunda en az iki hafta sürer. Dergiler ve diğer büyük çalışmalarda süre en az üç haftadır. Tasarım aşamasında; grafik tasarımcılar üniversite standartlarına uygun tasarım ile yürürler. Bu bağlamda taslakları oluştururlar ve bu taslakları talepte bulunan tarafa da ileterek içerdikleri bilgiler, sayılar, tarihler, iletişim bilgileri v.b. açısından çifte kontrol sağlarlar. Üniversite “Kurumsal Kimlik Kılavuzu” standartları dışında tasarım yapılmaz.
  11. Tasarım taslağı çalışmayı isteyene iletildiğinde, yapılması istenilen değişiklikler yazılı olarak talep edilir. Tasarım çalışmasının tamamlanma sürecini hızlandırmak için, mümkün olan en kısa zamanda taslak incelenerek, yapılması istenilen değişiklikler yazılı olarak belirtilir. Yazılı yapılmayan talepler, dikkate alınmaz.
  12. Son aşama olan basım aşaması, en az iki hafta alır. 
  13. Talep üzerinde yapılan her tasarım çalışmasının tüm mali ve içerik sorumluluğunu, talepte bulunan taraf üstlenir. Çalışmada oluşacak tüm maddi hatalar (içerik, yazım hatası v.b.) talepte bulunan birimin sorumluluğundadır. Çünkü nihai kontrol talebi yapan birimdedir.
  14. Bu prosedürde belirlenen sürelerin kısaltılması sadece ACİL durumlarda söz konusu olabilir. Bir talebin ACİL sınıfına alınabilmesi için, 
    • “Sağlık”,
    • “Güvenlik”, 
    • “Rektörlük’’ ile ilgili bir durum içermesi gerekir.

Bunların dışındaki diğer durumlarda prosedürde belirlenen süreler geçerli olacaktır.

Not: Tasarım çalışmasının belirlenen tarihte tamamlanıp teslim edilebilmesi, sürecin planlandığı gibi ilerlemesine bağlıdır. Tasarım aşamasındayken içerikte büyük değişiklikler veya eklemeler yapılması, çalışmanın tamamlanmasını geciktirecektir.

Talep edilen tasarım çalışmasının sorunsuz ve hızlı bir şekilde tamamlanmasına yardımcı olunması için şunlar önerilebilinir;

Talep edilen tasarım çalışmasıyla ilgili soruları cevaplaması ve / veya bilgileri doğrulaması için süreçleri ve bilgi akışını yürütmek üzere talep eden taraftan mutlaka bir kişi belirlenmelidir.

Yukarıda bahsedilen süre ve koşullara mutlaka uyularak talep yapılmalıdır.

Ne Yapılmalı?

  • Önceden Plan Yapılmalı

Örnek olarak; bir etkinlik gerçekleştirilecekse, gerekecek tanıtım materyalleri ve basılı materyaller (davetiyeler, broşürler v.b.) önceden planlamalıdır. Talep edilen çalışmaların tamamlanması için gereken tasarım, onaylama ve basım süreleri hesaba katılmalıdır. Önceden plan yapılması, tasarım aşamasına daha fazla zaman tanır ve böylece daha iyi düşünülmüş, hedefe yönelik tasarımlar oluşturulmasına yardımcı olur. Ayrıca, tasarım taslaklarının incelenmesi ve onaylanması için de daha fazla zaman tanır. Önceden plan yapılması, genellikle yoğun bir çalışma programı olan Grafik Tasarım Birimi’ne de yardımcı olur.

  • Doğru ve Eksiksiz Bilgi Sağlanmalıdır

Grafik Tasarım Formu doğru ve eksiksiz doldurulmalı, tasarım çalışmasında yer alması istenen içerik tam olarak belirtilmelidir.

  • Hedef Kitle Bilinmelidir

Bir etkinlik düzenleyenler genellikle, etkinliklerinin hedef kitlesinin “herkes” olmasını isterler. Ancak, gerçekte bu pek mümkün değildir. Etkinliğin belirli hedef kitlesini bilinmeli ve tanıtım materyalleri hazırlanırken ve dağıtılırken bu hedef kitle dikkate alınmalıdır. Sadece etkinliğin olacağı duyurusu yapılmakla kalınmamalı, etkinliğe gelinmesi için insanlara ilgi çekici, ikna edici nedenler de sunulmalıdır.

  • Tasarımda Yer Almasını İstenen Fotoğraflar ve Grafikler Belirtmelidir

Talep edilen tasarım çalışmasında yer alması istenen fotoğraflar ve grafikler varsa, Grafik Talep Formu’nda belirtilmelidir. Fotoğraflar yüksek kalitede ve çözünürlükleri en az 300 dpi çözünürlükte olmalıdır. Tasarım çalışmasında yer alması istenen grafikler de en az 300 dpi çözünürlükte olmalıdır. Bunun altında çözünürlüğe sahip fotoğraf ve grafikler baskı için uygun olmayacağından tasarımda kullanılamayacaktır. Tasarım çalışmasında özellikle yer alması istenen fotoğraflar ve grafikler yoksa grafik tasarımcılar çeşitli ticari kaynaklardan çalışma için uygun olan fotoğrafları ve grafikleri seçeceklerdir. Tasarımcının seçeceği fotoğraflar ve grafikler ile ilgili öneriler varsa, Grafik Talep Formu’nda belirtilmelidir.

Grafik Tasarım Birimi;

Basın Tanıtım ve Halkla İlişkiler Daire Başkanlığı direktifleri çerçevesinde bir grafik tasarım talebi kabul edildiğinde, basımla sonuçlanan tasarım çalışması sürecinin tümünü yürütür. Her grafik tasarım çalışmasını talep edilene, amaca ve hedef kitleye uygun şekilde hazırlayarak zamanında teslim etmek için çalışır.