İSTANBUL AREL ÜNİVERSİTESİ

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Genel Bilgi

Üniversitemizde yazışmaların çağımızın koşulları ve yasal hükümler doğrultusunda, etkin biçimde gerçekleştirilmesi, bütünsel bir dosya sisteminin oluşturulması, belge saklama planlarının hazırlanması, birim arşivi ile kurum arşivi alt yapısının kurulması, belge değerlendirme - ayıklama - imha işlemlerinin mevzuata uygun olarak yürütülmesi amacıyla 2012 yılında bir çalışma başlatılmıştır. Bu çalışmanın amacı, İstanbul Arel Üniversitesi'nde belge ve arşiv işlemlerinin, belge yönetimi ve arşivcilik ilke ve yöntemlerine göre yürütülmesini sağlamaktır.

Belge ve arşiv işlemleri, belgenin üretimiyle başlayan bir süreçtir ve yazışma teknikleriyle, dosyalama sistemleriyle, saklama planlarıyla, değerlendirme - ayıklama - imha ve dosya düzenleme çalışmalarıyla bir bütündür. Bu çerçevede birimlerde üretilen belgelere öncelikle Birim Kimlik Kodu verilmeli ve bu kodun devamına Standart Dosya Planı (SDP) kodu eklenmeli ve devamında da Giden Belge Numarası verilmelidir (Ör: 65220229 - 934.01 - 01 )

Birim Kimlik Kodu

Yazışma yapan tüm birimler 2011 / 1 sayılı Başbakanlık Genelgesi gereğince yazışmalarında Birim Kimlik Kodunu kullanmak zorundadır. Yazışma yapan üniversitemizin tüm birimleri için Birim Kimlik Kodu tanımlanmıştır. Listesinde adı olmayan birimlerimizin Personel Daire Başkanlığı’na birim kodu talebinde bulunması gerekmektedir. Personel Daire Başkanlığı tarafından belirlenecek birim kodunun onayı T.C. Başbakanlık Devlet Teşkilatı Veri Tabanı 'na kaydettirildikten sonra birime iletilecek ve kullanılmaya başlanacaktır. Henüz kodu olmayan birimler üst birimin koduyla yazışma yapabilir.

Birim Kimlik Kodları üniversite içindeki hiyerarşik düzeni ifade etmez. Kimlik Kodu, elektronik ortamda geliştirilecek uygulama yazılımlarında kurumların ve alt birimlerinin tanımlanmasında kullanılmak amacıyla (T.C. Kimlik Numarası gibi) üretilen 14 haneli koddur. Haberleşme kodlarından farkı, kurum ve kuruluşlar ile bunların alt birimlerine bir kez verilmesi ve bir daha hiçbir şekilde değiştirilmeyecek olmasıdır. Kurumun veya birimin adında veya hiyerarşik bağında bir değişiklik olsa bile kurum kimlik kodu değişmeyecektir.

Kod sistemi hakkında daha fazla bilgi için  T.C. Başbakanlık Devlet Teşkilatı Veri Tabanı ve Yükseköğretim Kurumları Haberleşme Kodları Kılavuzu'na bakılabilir.

Standart Dosya Planı

Yükseköğretim kurumları için hazırlanan Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı tüm üniversitelerde üretilen ve alınan belgeler için bir dosyalama uygulaması standardıdır. Genel bir ifadeyle “standart dosya planı”, üretilen belgeleri konusal olarak gruplamaya ve gerektiğinde aynı konudaki belgeleri bir arada bulmaya yarayan bir uygulamadır. Bu uygulama sayesinde tüm kamu kurum ve kuruluşlarında üretilen aynı konulu belgeler aynı numaralarla kodlanmış olacaktır. Standart Dosya Planı numarası  üretilen bir belgede birim haberleşme kodundan sonra verilir. Örnek uygulama için Giden Belge ve Gelen Belge başlıkları altındaki açıklamaya bakılabilir.