İSTANBUL AREL ÜNİVERSİTESİ

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Sıkça Sorulan Sorular

Standart Dosya Planını bir bütün olarak düşünmek gerekir. Yani standart dosya planında fakültelere, idari birimlere ayrılmış bir bölüm söz konusu değildir. Her birim üretmiş olduğu veya kendisine gelen bir belge için standart dosya planındaki ilgili numarayı kullanmak durumundadır. Örneğin herhangi bir birim (gelen veya giden belge için); 

  • İstatistiki verilerle ilgili bir belgeye 042 kodunu, 
  • Fakülte veya idari bir birim hazırladığı veya kendisine gelen yönetmeliklerle ilgili bir belgeye 010.03 kodunu, 
  • Akademik takvimle ilgili bir belgeye 103 kodunu, 
  • Öğretim elemanı yetiştirilmesiyle ilgili bir belgeye 202 veya alt başlıklarından ilgili kodu, 
  • Mazeret sınavlarıyla ilgili bir belgeye 302.04.07 kodunu, 
  • ÖSYM sınavı kılavuzu ile ilgili bir bir belgeye 402.02 kodunu, 
  • Üniversitenin stratejik planıyla ilgili bir belgeye 602.04 kodunu, 
  • Görevli öğrencilerin ödemesiyle ilgili bir belgeye 772.03 kodunu, 
  • Yayın işleriyle ilgili bir belgeye 824 kodunu, 
  • Kütüphaneye kitap alımıyla ilgili bir belge, derme geliştirme işiyle ilgili olduğundan 806.01 kodunu, 
  • Özel kalem veya protokol işleriyle ilgili bir belgeye (Mütevelli Heyet Başkanı, Rektör, Dekan, Genel Sekreter vb.) 870 kodunu, 
  • Personel alım talebiyle ilgili ilgili herhangi bir belgeye 902.01 kodunu, 
  • Mal veya hizmet alımıyla ilgili bir belgeye 934 veya altındaki ilgili alt başlık numarasını, 

vermelidir. 

Kuşkusuz her birim plandaki bazı bölümleri, ürettiği hizmet gereği daha yoğun olarak kullanacaktır. Önemli olan elimize aldığımız bir belgenin bize ne ifade ettiği ya da bizden ne istediğinin belirlemektir. Bu durumda belgenin konusu ortaya çıkmış olacak ve standart dosya planında belgenin konusuna karşılık gelen numara hangisi ise onu kullanmalıyız. Kısaca ifade etmek gerekirse elimizdeki belge hangi konuyla ilgili ise o numaraları kullanırız.

Bu durum gelen ve giden belgenin yoğunluğuna göre değişir ve bir konuda belge oluşmadan dosya açılmamalıdır. Ancak fakülte olarak 10 tane dosya açtığınızı düşünün ve bunlar rafta 000, 100, 200, …, 900 şeklinde sıralansın. Gelen veya giden belgelerinizi ilgili dosyanın içinde, belgeye verdiğiniz koda göre sıralamalısınız. Örneğin; 000 kodlu dosyanıza 0 kodu ile başlayan belgeleri, 100 kodlu dosyanıza 1 kodu ile başlayan belgeleri, 200 kodlu dosyanıza 2 kodu ile başlayan belgeleri koymalısınız. 

Bir dosya içine koyduğunuz belgeleri kendi içinde sıralarken öncelikle noktadan önceki ilk 3 numaraya (ana konu), sonra alt konu numaralarına göre basamak basamak sıralamalısınız.

Örneğin:
401
402.01
402.03
402.03.02
402.03.02.02
402.99
403.03
403.99
405.01
405.99
406.01.04
408.03
410.01

Aynı kodu taşıyan birden çok belgeniz olması normal bir durumdur. Aynı kodu taşıyan belgeleri kendi içinde tarih sırasına göre sıralamanız gerekir. Aynı tarihli belgeleri de gele/giden numarasına göre sıralamanız gerekir.   

Tek klasör açmanız yeterlidir. Klasör sırtında, birim kodu altındaki dosya no alanına 000-999 şeklinde ibare koyabilirsiniz. Klasörün içini de ayıraç (seperatör) aracılığıyla ana konulara göre bölerek belgelerinizi ilgili kısımlarda kendi içinde sıralayabilirsiniz.

Normal koşullarda her birim uygulamayı tam olarak yapmaya başladığında, üniversite içinden gelen yazılarda iki tire işareti “-***-”arasındaki numarayı gelen evrak kaşesi üstündeki Dosya No kısmına yazabilirsiniz. Ancak yazıyı gönderen birimin hata yapma veya eksik yazma ihtimalini dikkate almalısınız ve bu kodları dosyalarınızın içerik bütünlüğü bakımından kontrol etmelisiniz. Hatalı veya sizin dosya bütünlüğünüze uymuyorsa konu kodunu kendiniz belirlemelisiniz.

Üniversite dışından gelecek belgelerde numara olmayabilir veya olan numaralar da standart dosya planındaki kurumlar özel bölümlerinden dolayı faklı olabilir. Çünkü Üniversitemizde uygulanan Standart Dosya Planı YÖK’e bağlı kurum ve kuruluşları ilgilendirir. Dolayısıyla bu belgelerin de muhteviyatına bakarak numara vermeli ve ilgili dosyaya koymalısınız. 

Dosya 930 kodu verilebilir. Ancak alım konusunda Satın Alma birimine Üniversitenin her birimden belge gelecektir ve bunların büyük çoğunluğu da muhtemelen 930 ile 949 arasındaki numaraları taşıyacaktır. Dolayısıyla “Dosya Sırt Kodunu” birim kodundan sonra 930-494 şeklinde vermeniz daha anlamlı olur. Bu durumda “dosya adı” alanına da “Satın Alma İşleri - Rektörlük” “Satın Alma İşleri - Genel Sekreterlik”, “Satın Alma İşleri – Mühendislik Fakültesi”, “Satın Alma İşleri – Bilgi İşlem Merkezi” gibi adlar vererek istekleri birbirinden ayırabilirsiniz. Eğer alım istekleri yılda birkaç dosya oluşturuyorsa, öncelikle bir dosya açmanız daha doğru bir tutum olur. Bu dosyayı kendi içinde seperatör veya yarım kapak dosyalarla birimlere göre ayırabilirsiniz. Birimlerin adlarını taşıyan seperatörleri veya yarım kapak dosyaları da alfabetik sırayla klasör içinde sıralayabilirsiniz.

Evet. Belge içeriğine uygun alt konu varsa verilmesi hem gerekli hem isabetli olur. Standart Dosya Planında, dosya kodu bir ana ve üç alt başlıktan oluşur. Birincisi üç basamaklı diğerleri iki basamaklıdır. Bir belgeye ne kadar ayrıntılı kod verilirse, dosya içinde dizmek de o kadar kolay olur, birbirinden ayrılır ve konusal olarak gruplanmış olur. Bunun faydasını belge sayısı çoğalınca görmek mümkün olur.

Gelen bir belgeye, öncelikle Gelen Evrak kaşesini vurulur. Sırasıyla Geldiği Günün Tarihi, Dosya No, Sayısı (gelen evrak defterindeki sıra no) ve varsa Eklerin adedi rakamla yazılır.

Giden bir belgeye "Sayı:" ifadesinden sonra Birim Kimlik Kodunuzu (65220229 ) "-" işareti koyarak belgenin SDP'ndaki kodunu (930.01), "-" işareti koyarak Giden Evrak Defterinizdeki Sıra numarasını (örn. 15) vermelisiniz. Bu durumda belge numarası şu şekilde olacaktır:

65220229 – 934.01 – 15

Evet. Gelen ve giden belgelere her yıl 1'den başlayarak tekil numara vermelisiniz. Bu numara gelen ve giden belgelerinizin bir yıl içerisindeki adedini belirlemek bakımından gereklidir. 

Bir dosya içindeki belgelerin sıralanmasını SDP'ndan üretmiş olduğunuz kodlara ve belgenin tarihine göre yapmalısınız. Sıralama öncelikle SDP koduna göre yapılır. Aynı kodu taşıyan belgeler ise kendi içinde tarihine göre sıralanır. Eğer tarih bilgileri de aynı olan belgeler var ise, bu durumda sıra numarasından yararlanılır.