İSTANBUL AREL ÜNİVERSİTESİ

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Standart Dosya Planı

Standart Dosya Planı dört bölümden oluşmakta olup, 000-099 ve 600-999 sayısal aralığında ele alınan bölümler, kurum ve kuruluşların özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından;

100 - 599 sayısal aralığında ele alınan bölümler ise, ana hizmet birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda kurum ve kuruluşların "Standart Dosya Planı" hazırlamakla görevli birimleri (Strateji Geliştirme birimleri) ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından müşterek hazırlanmıştır. 

Yükseköğretim Üst Kuruluşları Ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı için tıklayınız.

SDP Göndermeler Listesi

"Göndermeler Listesi", dosya numarasına hızlı bir biçimde ulaştırmayı amaçlamaktadır. Bir dosya numara verilmeden önce mutlaka plandaki ilgili bölümler incelenmelidir.

Konular Dosya Planındaki Yeri (Bkz.)
Akademik Faaliyet Raporları Genel işler, Faaliyet Raporları (040)
Akademik Yapılanma Daimi Komisyonu Genel işler, Kurullar ve Toplantılar, Komisyon (050.06)
Araştırma Anketleri Genel işler, Anketler (044)
Araştırma Bursları Öğrenci İşleri, Burslu Öğrenci İşleri, Araştırma Bursları (311.04)
Öğrenci İşleri, Burslar, Krediler, Stajlar (304) Eğitim İşleri, Burs İşleri (772)
Araştırma-İnceleme Gezileri Tanıtım ve Yayın işleri, Kültür, Tanıtım işleri (821.04)
Araştırma Ödülleri Eğitim-Öğretim İşleri, Bilimsel Çalışmaların Özendirilmesi (108)
Özel Kalem ve Protokol işleri, Törenler (880)
Basım İşleri Tanıtım ve Yayın işleri, Basım, Depolama ve Dağıtım İşleri (825.01)
Bilimsel Dergiler Kurulu Genel işler, Kurullar ve Toplantılar (050.04)
Bilimsel Araştırmalar Araştırma ve Planlama işleri, Araştırma işleri (605),
Proje işleri (604.01)
Bilimsel Projeler Araştırma ve Planlama işleri, Proje işleri (604)
Bilimsel Toplantılar Genel işler, Bilimsel ve Kültürel Toplantılar (051)
Bölüm Kurulları Genel işler, Kurullar ve Toplantılar (050)
Burslar Öğrenci İşleri, Burslu Öğrenci İşleri, Araştırma Bursları (311.04)
Öğrenci İşleri, Burslar, Krediler, Stajlar (304) Eğitim İşleri, Burs İşleri (772)
Daimi Yönetmelik Komisyonu Genel işler, Kurullar ve Toplantılar (050.06)
Danışmanlık Eğitim İşleri, Rehberlik, Danışmanlık İşleri (779)
Eğitim-Öğretim İşleri, Öğrenci Özlük İşleri, Danışman Atama İşleri (302.13)
Danışman Belirleme (302.14.02)
Ders Yükleri-Ek Dersler Eğitim-Öğretim İşleri, Eğitim-Öğretim Programları, Ders Yükleri (104.04)
Dış Paydaş Anketi Genel işler, Anketler (044)
 Disiplin Kurulu ve Kararları Genel işler, Kurullar ve Toplantılar (050.03)
Doçentlik Eser Tutanakları Akademik Personel ve Akademik Kariyer işleri, Unvan ve Yeterlilik Sınavları, Doçentlik, Jüri Raporu (204.01.03)
Doçentlik Sözlü Sınav Tutanakları Akademik Personel ve Akademik Kariyer işleri, Unvan ve Yeterlilik Sınavları, Doçentlik, Jüri Raporu (204.01.03)
Eğitim-Öğretim Anketi Eğitim-Öğretim İleri, Eğitim-Öğretimin Değerlendirilmesi (107) Genel İşler, Anketler (044)
Eğitim-Öğretim Faaliyet Raporları Genel İşler, Faaliyet Raporları (040)
Etik Kurul Genel işler, Kurullar ve Toplantılar (050.04)
Fahri Akademik Paye ve Unvan Komisyonu Genel İşler, Kurullar ve Toplantılar (050.06)
Fakülte, Enstitü, Yüksekokul vb. Kurulu Genel İşler, Kurullar ve Toplantılar (050)
Farabi Projeleri Araştırma ve Planlama işleri, Proje işleri (604.02.)
Hayvan Deneyleri Yerel Etik Kurulu Genel İşler, Kurullar ve Toplantılar (050.04)
İdari Faaliyet Raporları Genel işler, Faaliyet Raporları (040)
İstatistikler Genel İşler, İstatistikler (042)
*Başarı oranı, öğrenci bilgileri vb. her türlü istatistiksel verilerin derlenmesi, yorumlanması ve muhatap kurumlara iletilmesi ile ilgili yazışmalar için
Kalite Yönetimi için Genel İşler, Kalite Yönetim Sistemi (060)
*Üniversitelerde kaliteye yönelik çalışmalar (ADEK vb.)
Mezuniyet Törenleri Özel Kalem ve Protokol işleri, Törenler (880)
Not Çizelgeleri Öğrenci İşleri, Öğrenci Özlük İşleri, Sınavlar (302.04)
Öğretim Elemanı Görevlendirmeleri Personel işleri, Görevlendirmeler (904.07) Görevlendirme yazılarının yoğunluğu nedeniyle sınıflandırılması gerektiğinde; görevlendirme ile ilgili "Kanun ve Madde Numarası" köşeli parantez içinde kullanılabilecektir. Örnek: 904.07.03[2547/39]
Personele Yönelik Anketler Genel işler, Anketler (044)
Sınav Sonuçları Öğrenci İşleri, Öğrenci Özlük İşleri, Sınavlar (302.04)
Staj Çalışmaları/İşleri Öğrenci İşleri, Burslar, Krediler, Stajlar (304) Eğitim İşleri, Staj İşleri (773)
Üniversite izleme ve Değerlendirme Komisyonu Genel İşler, Kurullar ve Toplantılar (050.06)
Üniversite Tanıtımları Tanıtım ve Yayın İşleri, Kültür, Tanıtım İşleri (821)
*Lise, Dershane ve her türlü tanıtım etkinlikleri
Üniversitelerdeki Kurullar ve Komisyonlar Genel İşler, Kurullar ve Toplantılar (050)
Yabancı Üniversitelerle Yapılan İkili Anlaşmalar Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Konuları (724.01.03)
Yayın işleri Tanıtım ve Yayın işleri, Yayın işleri (824)
Yayın Komisyonu Genel işler, Kurullar ve Toplantılar (050.06)
Yönetmelik, Yönerge, ilkeler, Kriterler vb. Genel İşler, Mevzuat İşleri (010)

Giden Belge İşlemleri

Sayı ve Evrak Numarası

69396709 - 805.01.02 - 01
(Birim Kimlik Kodu)   (Dosya Konu Kodu)   (Kayıt / Sayı No)
Yazışma Birim Kodu: Yazışmada standartlaşmanın ilk adımını oluşturan İdari Birim Kimlik Kodu "Sayı" bölümünün ilk unsurudur:   Dosya Konu Kodu: SDP' de yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, haberleşme kodundan hemen sonra (-) kısa çizgi konularak yazılır.   Kayıt / Sayı No: Giden evrek defterindeki Sıra Numarasını ifade eder.

 

Gelen Belge İşlemleri

Kayıt

Gelen bir belgeye evrak kaşesi vurulduktan sonra; defter tutuluyorsa deftere, bilgisayar programı kullanılıyorsa bilgisayara kaydedilir. Aşağıdaki örnekte olduğu gibi bir kaşe örneği kullanılır. Kaşe gelen belgenin sağ alt tarafına basılır.

  • "Tarih" alanına belgenin geldiği günün tarihi yazılır.
  • "Sayı" alanına belgenin geliş sıra numarası yazılır.
  • "Dosya No" alanına Standart Dosya Planı' ndan belge için belirlenen dosya kodu yazılır.
  • Belgenin eki var ise "ek" alanında adedi belirtilir.
T.C. İstanbul Arel Üniversitesi Kütüphane ve Dökümantasyon Daire Başkanlığı
Tarih 08.12.2012
Dosya No 930.01
Sayı 115
Eki 2