Türkoba Mahallesi, Erguvan Sokak No:26 / K 34537 Tepekent - Büyükçekmece İstanbul-Türkiye
Yerleşkede Bulunan Bölümler
Fen-Edebiyat Fakültesi
Güzel Sanatlar Fakültesi
İktisadi ve idari Bilimler Fakültesi
İletişim Fakültesi
Mühendislik-Mimarlık Fakültesi
Yabancı Diller Yüksekokulu
Kemalpaşa Mahallesi, Halkalı Caddesi No:101 34295 Sefaköy - Küçükçekmeceİstanbul-Türkiye
Meslek Yüksek Okulu
Lisansüstü Eğitim Enstitüsü
Merkez Efendi MahallesiEski Londra Asfaltı Cd. No 1/3, 34010 Cevizlibağ - Zeytinburnuİstanbul-Türkiye
Tıp Fakültesi
Sağlık Bilimleri Yüksekokulu
T.C. İstanbul ArelÜniversitesi
Standart Dosya Planını bir bütün olarak düşünmek gerekir. Yani standart dosya planında fakültelere, idari birimlere ayrılmış bir bölüm söz konusu değildir. Her birim üretmiş olduğu veya kendisine gelen bir belge için standart dosya planındaki ilgili numarayı kullanmak durumundadır. Örneğin herhangi bir birim (gelen veya giden belge için);
vermelidir.
Kuşkusuz her birim plandaki bazı bölümleri, ürettiği hizmet gereği daha yoğun olarak kullanacaktır. Önemli olan elimize aldığımız bir belgenin bize ne ifade ettiği ya da bizden ne istediğinin belirlemektir. Bu durumda belgenin konusu ortaya çıkmış olacak ve standart dosya planında belgenin konusuna karşılık gelen numara hangisi ise onu kullanmalıyız. Kısaca ifade etmek gerekirse elimizdeki belge hangi konuyla ilgili ise o numaraları kullanırız.
Bu durum gelen ve giden belgenin yoğunluğuna göre değişir ve bir konuda belge oluşmadan dosya açılmamalıdır. Ancak fakülte olarak 10 tane dosya açtığınızı düşünün ve bunlar rafta 000, 100, 200, …, 900 şeklinde sıralansın. Gelen veya giden belgelerinizi ilgili dosyanın içinde, belgeye verdiğiniz koda göre sıralamalısınız. Örneğin; 000 kodlu dosyanıza 0 kodu ile başlayan belgeleri, 100 kodlu dosyanıza 1 kodu ile başlayan belgeleri, 200 kodlu dosyanıza 2 kodu ile başlayan belgeleri koymalısınız.
Bir dosya içine koyduğunuz belgeleri kendi içinde sıralarken öncelikle noktadan önceki ilk 3 numaraya (ana konu), sonra alt konu numaralarına göre basamak basamak sıralamalısınız. Örneğin: 401 402.01 402.03 402.03.02 402.03.02.02 402.99 403.03 403.99 405.01 405.99 406.01.04 408.03 410.01 Aynı kodu taşıyan birden çok belgeniz olması normal bir durumdur. Aynı kodu taşıyan belgeleri kendi içinde tarih sırasına göre sıralamanız gerekir. Aynı tarihli belgeleri de gele/giden numarasına göre sıralamanız gerekir.
Tek klasör açmanız yeterlidir. Klasör sırtında, birim kodu altındaki dosya no alanına 000-999 şeklinde ibare koyabilirsiniz. Klasörün içini de ayıraç (seperatör) aracılığıyla ana konulara göre bölerek belgelerinizi ilgili kısımlarda kendi içinde sıralayabilirsiniz.
Normal koşullarda her birim uygulamayı tam olarak yapmaya başladığında, üniversite içinden gelen yazılarda iki tire işareti “-***-”arasındaki numarayı gelen evrak kaşesi üstündeki Dosya No kısmına yazabilirsiniz. Ancak yazıyı gönderen birimin hata yapma veya eksik yazma ihtimalini dikkate almalısınız ve bu kodları dosyalarınızın içerik bütünlüğü bakımından kontrol etmelisiniz. Hatalı veya sizin dosya bütünlüğünüze uymuyorsa konu kodunu kendiniz belirlemelisiniz. Üniversite dışından gelecek belgelerde numara olmayabilir veya olan numaralar da standart dosya planındaki kurumlar özel bölümlerinden dolayı faklı olabilir. Çünkü Üniversitemizde uygulanan Standart Dosya Planı YÖK’e bağlı kurum ve kuruluşları ilgilendirir. Dolayısıyla bu belgelerin de muhteviyatına bakarak numara vermeli ve ilgili dosyaya koymalısınız.
Dosya 930 kodu verilebilir. Ancak alım konusunda Satın Alma birimine Üniversitenin her birimden belge gelecektir ve bunların büyük çoğunluğu da muhtemelen 930 ile 949 arasındaki numaraları taşıyacaktır. Dolayısıyla “Dosya Sırt Kodunu” birim kodundan sonra 930-494 şeklinde vermeniz daha anlamlı olur. Bu durumda “dosya adı” alanına da “Satın Alma İşleri - Rektörlük” “Satın Alma İşleri - Genel Sekreterlik”, “Satın Alma İşleri – Mühendislik Fakültesi”, “Satın Alma İşleri – Bilgi İşlem Merkezi” gibi adlar vererek istekleri birbirinden ayırabilirsiniz. Eğer alım istekleri yılda birkaç dosya oluşturuyorsa, öncelikle bir dosya açmanız daha doğru bir tutum olur. Bu dosyayı kendi içinde seperatör veya yarım kapak dosyalarla birimlere göre ayırabilirsiniz. Birimlerin adlarını taşıyan seperatörleri veya yarım kapak dosyaları da alfabetik sırayla klasör içinde sıralayabilirsiniz.
2018 © İstanbul Arel Üniversitesi